Накапливаются документы
За время ведения финансово-хозяйственного учета у юридического и ИП возникает большое количество различных документов.
И чем больше их появляется, тем больше места занимает архив, и желание выкинуть старые документы усиливается. Сколько вообще нужно хранить документы?
Сроки хранения документов определены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами.
Первичные учетные документы
Все первичные учетные документы хранятся не меньше пяти лет. К ним относятся:
- кассовые книги;
- банковские документы;
- акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
- накладные и авансовые отчеты;
- переписки;
- путевые листы и журналы их учета;
- документы о получении зарплаты и выплате пособий;
- инвентаризационные описи о движимом имуществе.
Разумеется, для таких документов нужно будет проводить периодические проверки и ревизии.
Исключения для первичной документации
Не менее 75 лет придется хранить документы о заработной плате, если отсутствуют лицевые счета.
А вот документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, необходимо хранить на постоянной основе.
Бухотчетность
Годовая бухотчетность и аудиторское заключение по ней хранятся на постоянной основе.
Квартальная отчетность должна храниться не менее пяти лет, а месячная — один год.
Если не существует годовой отчетности, то квартальная должна храниться постоянно.
Документы для расчета налогов и взносов
В отличии от большинства бухгалтерских документов, налоговые документы, в основном, нужно хранить четыре года. Это относится к:
- документам налогоплательщиков и налоговых агентов, которые необходимы для расчета, удержания и уплаты налогов;
- счетам-фактурам;
- книгам покупок и продаж (здесь срок рассчитывается с даты последней записи);
- таможенным декларациям в части уплаты НДС, заявлениям о ввозе товаров, БСО;
- документам об уплате авансовых платежей акцизов.
Для взносов сроки более долгие. Так, документы, необходимые для их исчисления и уплаты, должны храниться шесть лет.
Для участников региональных инвестиционных проектов будут установлены индивидуальные сроки.
Если существуют расходы, которые тянутся несколько лет (оплата обучения, перенос убытков и т.д.), то документы нужно хранить в течение всего периода их списания.
Налоговая отчетность и отчетность по взносам
Все налоговые декларации хранятся пять лет. Столько же должны храниться сведения о доходах физических лиц.
Если отсутствуют лицевые счета или ведомости начисления заработной платы, то срок хранения этих документов увеличится до 75 лет.
